Challenge N°1

Digitalisation de la Direction Juridique

Contexte

La Direction Juridique de GRTgaz a progressivement mis en place un nouveau mode de travail dynamique qui nécessite aujourd’hui un accompagnement dans la création d’un système d’information juridique performant adapté à ses besoins.

Problématique

Comment digitaliser la Direction Juridique ?

Les outils numériques internes mis à disposition des équipes aujourd’hui ne correspondent pas entièrement aux besoins de la Direction Juridique. Les solutions disponibles sur le marché répondent à une fonction particulière (ex : logiciels contractuels, documentation numérique) mais ne semblent pas  proposer une solution intégrée regroupant l’ensemble des fonctions nécessaires à l’accomplissement et à la performance du travail d’un juriste.

 

Les contraintes techniques à retenir sont à minima :

 

– Confidentialité dans le traitement de données injectées dans l’outil

– Conformité de sécurité informatique

Objectifs

La Direction Juridique de GRTgaz recherche une solution digitale intégrée visant à optimiser et valoriser ses activités et les processus associés (workflow, avis, validation, KPI..) sur les fonctions suivantes :

 

– Conseil : capitaliser et centraliser les consultations internes et les notes juridiques

– Litige : assurer le suivi des contentieux (faits, procédure, avocats, enjeux financiers, état du dossier avec un système d’alarme sur les délais, ..),

– Base documentaire : archiver les dossiers juridiques, partager les connaissances juridiques et économiques, mutualiser la documentation numérique au sein de la Direction Juridique, entre Directions de GRTgaz et avec les entreprises du Groupe GRTgaz,

– Indicateurs de performance : évaluer et valoriser la performance de la Direction Juridique,

– Contrat : centraliser les trames contractuelles accompagnées d’un clausier.

Enjeux

Financier : valorisation et accroissement de la productivité de la Direction Juridique grâce à un système d’information juridique optimisé

 

Professionnalisation : nouveau mode de travail dynamique : meilleure productivité de la Direction Juridique et un épanouissement au travail de l’ensemble des juristes malgré une augmentation de la charge de travail (gain de temps dans la recherche de documents et le traitement des dossiers, partage optimisé des dossiers entre juristes, travail collaboratif amélioré), le gain d’espace permet une meilleure adaptation au travail (amélioration des conditions de travail via une surface de bureaux mieux exploitée), meilleure efficacité dans la mise à jour des dossiers, maîtrise de la construction et analyse des nouveaux indicateurs de performance pour évaluer la performance de la Direction Juridique, capitalisation et valorisation du savoir-faire et des compétences, utilisation du retour d’expérience de la Direction Juridique.

 

Sécurité : sécurité informatique : confidentialité des dossiers accrue et protection renforcée des Informations Commercialement Sensibles et des Informations Commercialement Avantageuses, système d’archivage centralisé.

 

Données : capitalisation et valorisation des données de la Direction Juridique contribuant ainsi à l’accroissement de sa performance.

Perspectives de valeur pour le lauréat

À court terme, le besoin porte essentiellement sur la mise en place d’une application adaptée aux besoins de la Direction Juridique.

 

À moyen terme, cette solution pourrait être déployée au sein de GRTgaz auprès d’autres Directions. Volumétries et échéance du besoin.

Volumétrie / planning

La Direction Juridique est composée de 17 juristes.

 

Planning envisagé : outil opérationnel septembre 2018.

Date de clôture : 15/05/2018